Assistant de Direction - Ville de Valognes H/F - 50

Sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, l'assistant(e) apporte une aide permanente au Maire et à la Directrice Générale des Services en termes d'organisation personnelle (agendas, rendez-vous, réunions), de gestion et de suivi des dossiers.

Au sein de la Direction générale (3/4 temps)

Cabinet du Maire :
- Gestion complète de l'agenda du Maire en lien avec la DGS dans une optique de priorisation et d'optimisation du temps : organisation et préparation des rendez-vous, des réunions, de la présence à des événementiels
- Gestion des invitations émanant du Maire en lien avec les autres directions (v½ux, cérémonies diverses, inaugurations et autres événements)
- Demande et/ou diffusion des informations nécessaires et utiles aux agents concernés en interne, aux élus municipaux et aux interlocuteurs externes
- Gestion des appels et mails : analyser les demandes et prendre en charge des informations (traitement des urgences, formalisation de la réponse, rédaction de courriers et de mails, suivi des requêtes)

Direction Générale des Services :
- Suivi et préparation des réunions : gestion de l'agenda, rédaction de comptes-rendus, préparation et mise en forme des documents
- Organisation et coordination des informations liées aux dossiers suivis par la DGS
- Rédaction et/ou mise en forme des courriers, mails, comptes-rendus, notes, convocations, synthèses de documents
- Gestion des procédures liées à l'assemblée
- Gestion des appels téléphoniques

Au sein de la Direction Finances-Administration générale (1/4 temps)

- Accueil téléphonique en binôme
- Ouverture et enregistrement de l'ensemble du courrier adressé en Mairie
- Réservation des salles de l'Hôtel de Ville
- Complémentarité pour la gestion de l'état-civil en fonction des besoins