Assistant de Direction - Pôle Rps H/F - Etablissement de Sante

Sous l'autorité de la Directrice des soins et de la gestion du pôle de réhabilitation psychosociale (RPS), vous assurez l'appui administratif, organisationnel et logistique de la Direction de pôle afin de sécuriser le pilotage, accompagner les projets, fluidifier la coordination et fiabiliser l'information entre la direction, les équipes médicales/ paramédicales/ administratives et les partenaires internes/ externes.

Dans le cadre de vos missions, vous serez amener à :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer l'agenda du directeur et des médecins chefs du pôle en l'absence de secrétaire : prise de RV, arbitrages, priorisation
- Accompagner s'il y a lieu les secrétaires médicales des médecins chefs de filières
- Organiser les réunions : convocations, préparation des salles, logistique
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, notes internes et courriers
- Participer au suivi des budgets (dépenses, engagements, factures)
- Préparer des tableaux de bord et indicateurs de pilotage
- Tenir à jour des fichiers de suivi des prestations, contrats, devis et commandes
- Participer à la planification des congés, absences et remplacements
- Mettre à jour les organigrammes, liste de contacts ou plannings
- Collecter et mettre en forme les informations nécessaires aux projets du pôle
- Assurer la circulation des informations et la tenue des échéances
- Contribuer à la préparation logistique et administrative des événements
- Soutenir le directeur dans le suivi des pointages du pôle
- Assurer l'interface entre la direction de pôle et l'ensemble de ses collaborateurs et interlocuteurs
- Préparer et diffuser les supports de communication interne
- Assurer un contact professionnel avec les partenaires

CONTRAT
CDI à temps plein
Travail du lundi au vendredi - Horaires de journée

LIEU DE TRAVAIL
Poste basé sur Picauville ou Saint Lô avec mobilité possible

PROFIL RECHERCHÉ
Formation : Bac +2

Compétences et qualités requises
- Rigueur et sens de l'organisation
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacité à prioriser at à gérer les urgences
- Qualités rédactionnelles
- Qualité relationnelles et sens du travail en équipe
- Diplomatie et sens de l'apaisement
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie et prise d'initiatives
- Réactivité, source de proposition

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique