Agent Administratif - Agente Administrative H/F - Assoc Institution Familiale Ste Therese

Missions principales :
1) Suivi administratif de l'activité
Assurer le suivi administratif et la tenue des dossiers des jeunes;
Editer et tenir les tableaux de bord et les outils de suivi de l'activité de l'établissement;
Participer à la rédaction des documents de l'établissement (rapport annuel,protocoles, règlement de fonctionnement, livret d'accueil, ...).
2) Suivi comptable en lien avec le sièg
Transmettre des données et informations conformément aux échéanciers et
procédures en vigueur de l'Association;
Réceptionner et envoyer le courrier et enregistrer le courrier entrant et sortant
selon les pratiques de l'établissement;
Contribuer le cas échéant au suivi des stocks et commander des fournitures et
autres biens et prestations;
Assurer les mouvements d'entrées/sorties de la caisse de l'établissement et
effectuer les contrôles de fonds de caisse conformément à la procédure de
l'établissement ;
Réaliser les achats en ligne après validation de l'encadrement et/ou de la
direction (billets de train, petits matériels, ...).
3) Suivi administratif du personnel
Procéder à la déclaration préalable à l'embauche;
Préparer les contrats de travail;
Tenir à jour le dossier administratif du salarié;
Assurer les déclarations d'accident du travail avec validation de l'encadrement
et/ou de la direction;
Enregistrer les données évènementielles (maladie, congés, accident du travail,
congé pathologique, formation, enfant malade, évènement familial);
Editer et tenir les tableaux de bord et les outils de suivi du personnel (absences,
formations,...);
Transmettre les éléments variables de paye après validation de l'encadrement
et/ou de la direction;
Contribuer à l'accueil des nouveaux salariés.
4) Participation et implication
Aux différentes réunions de l'établissement ;
Proposer des améliorations des pratiques et des supports de travail ;
Participer à une dynamique constructive de réflexion, d'élaboration, de conduite
et d'évaluation du projet d'établissement et de ses divers aspects;
Être dans une communication transversale rigoureuse et bienveillante.
poste à temps plein à compter du 17 août en remplacement, donc CDD jusqu'au 31 août 2026.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Principes de base en comptabilité,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Utiliser les outils numériques,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser l'accueil des visiteurs,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Tenue comptable
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Gestion des stocks
• Traitement du courrier
• Contrat de travail