Assistant de Gestion Administrative - Ville de la Hague H/F - Communes
Les missions du poste
Rattaché(e) au responsable du service Parc matériel et véhicules, vous participez à la gestion et au suivi des dossiers et activités liés au fonctionnement du service, ainsi qu'à son organisation et à son bon fonctionnement.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service et orienter les interlocuteurs,
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers et documents administratifs liés à l'activité du service Parc matériel et véhicules,
- Assurer le suivi administratif de l'activité des agents du service,
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus,
- Assurer le suivi administratif et financier des marchés et des commandes (cahier des charges, tableaux de suivi, seuils, bons de commande, factures, ...),
- Assurer le suivi des crédits et des budgets en lien avec l'activité du service,
- Assurer le suivi administratif de l'activité du garage (véhicules, carburants...),
- Etablir des bilans et tableaux de suivi de l'activité,
- Rédiger et mettre en forme les courriers, tableaux divers...,
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers et documents,
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du secrétariat et contribuer au remplacement des collègues du secrétariat technique (demandes d'intervention, pointages, factures, saisies de documents...).
Le profil recherché
- Formation en gestion administrative ou secrétariat appréciée,
- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) et des outils bureautiques,
- Maîtrise des logiciels et progiciels de gestion utilisés par la collectivité (finances : Némausic, Eksae / juridique : GED, GED Elise / GMAO : Atal, Easy connect),
- Connaissance des procédures administratives et du vocabulaire professionnel du service ;
- Techniques de recherche documentaire,
- Sens de l'organisation et rigueur,
- Capacités relationnelles et aptitude au travail en équipe,
- Capacité rédactionnelle et bonne expression orale,
- Rigueur dans le travail,
- Autonomie dans les tâches confiées,
- Discrétion et respect des obligations de confidentialité.
Compétences requises
- Logiciels de gestion d’entreprise
- GMAO
- GED
- Travail en équipe
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Compte-rendu
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier
- Aisance à l'oral
- Prise de note
- Capacité d’adaptation